Isikuandmete töötlemine

3.02.16

Vallavalitsuse tegevus on avalik. Töö käigus koguneb meile ka isikuandmeid, sh tundlikku ja eraelulist teavet. Teie eraelulist teavet võib meie asutusse sattuda näiteks siis kui Te meile kirjutate või olete mõne menetluse osapooleks. Seadusega on kitsendatud juurdepääs isikuandmetele, kuid lisaks sellele püüame oma sisemise töökorraldusega tagada, et Teie eraelu võimalikult vähe riivataks.

Kui Teid huvitab, kas ja kuidas Teie isikuandmed meie kaudu teistele teatavaks saavad, siis lugege vastavaid selgitusi.

Need hõlmavad olukordi, kus Te:

·         saadate meile selgitustaotluse, teabenõude või märgukirja;

·         esitate meile kaebuse/vaide või kui Teie peale kaevatakse;

·         kandideerite meile tööle;

·         soovite oma andmetega tutvuda

Juriidiliste isikute ja teiste asutuste andmete hoidmist need selgitused ei puuduta.

Selgitustaotlusele, märgukirjale, teabenõudele vastamine

Teie isikuandmeid kasutame Teile vastamiseks. Kui peame Teile vastamiseks kelleltki teiselt järelepärimisi tegema, avaldame Teie isikuandmeid üksnes minimaalselt, hädavajalikus mahus.

Kui olete saatnud meile selgitustaotluse/märgukirja/teabenõude, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle sinna. Edastamisest teatame kindlasti ka Teile.

Kirjavahetuse andmestik on seaduse kohaselt nähtav meie internetipõhises dokumendiregistris. Sealt on näha kirja saatja või saaja initsiaalid, mitte nimi. Dokumendi pealkirjaks näitame internetis vastavalt „Avaldus", „Selgitustaotlus", „Märgukiri" või „Teabenõue". Täpsem pealkiri on näha üksnes asutuse-siseselt. Teeme nii Teie eraelu kaitseks, kuna meile kirjutatakse sageli tundlikel teemadel.

Eraisikutega peetav kirjavahetus on juurdepääsupiiranguga. See tähendab, et kui keegi tahab Teie kirjavahetusega tutvuda ja esitab teabenõude, siis teabenõude saamisel vaatame üle, kas küsitud dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda. Kindlasti katame kinni Teie isiklikud kontaktandmed nagu e-posti aadress või telefoninumber (v.a. kui peate kirjavahetust juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muus osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduse §-s 35.

Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastame dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt kohtueelne menetlejavõi kohus).

Eraisikutega peetud kirjavahetust säilitame 5 aastat. Selle tähtaja ületanud dokumendid kuuluvad hävitamisele.

Kaebuse, vaide läbivaatamine

Teie isikuandmeid kasutame asja lahendamiseks. Teisele osapoolele avaldame kaebuse/vaide esitaja isikuandmeid üksnes minimaalselt, asja lahendamiseks hädavajalikus mahus.

Kui olete saatnud meile kaebuse/vaide, mille läbivaatamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle sinna. Edastamisest teatame kindlasti ka Teile.

Menetlusdokumentide osapooltele kättetoimetamine toimub:

·         e-posti teel (reeglina me e-kirju ei krüpteeri),

·         posti teel liht- või tähitud kirjana (postirisk on postiteenuse osutajal ning kirja saajal);

·         faksi teel (üldjuhul isiku soovil).

Kasutame kättetoimetamisel aadressandmeid, mida menetlusosaline on ise meile avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.

Kui kättetoimetamine ei õnnestu, palume politseilt või välisesinduselt ametiabi. Samuti võime avaldada ettekirjutuse või vaideotsuse resolutiivosa internetipõhises väljaandes Ametlikud Teadaanded.

Resolutiivosa on haldusakti see osa, millega kedagi kohustatakse midagi tegema. Kui resolutiivosa avaldamine võib liigselt riivata Teie kui kaebuse/vaide esitaja eraelu, küsime enne avaldamist Teie seisukohta.

Kaebuste/vaiete andmestik on seaduse kohaselt nähtav meie internetipõhises dokumendiregistris. Sealt on näha dokumendi saatja või saaja initsiaalid, mitte nimi. Dokumendi pealkirjaks näitame internetis vastavalt „Kaebus" või „Vaie". Täpsem pealkiri on näha üksnes asutuse-siseselt. Teeme nii Teie eraelu kaitseks, kuna meile kirjutatakse sageli tundlikel teemadel.

Kaebused/vaided ja sellealane kirjavahetus on juurdepääsupiiranguga. See tähendab, et kui keegi tahab sellega tutvuda ja esitab teabenõude, siis teabenõude saamisel vaatame üle, kas küsitud dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda. Kindlasti katame kinni Teie isiklikud kontaktandmed nagu (e)-posti aadress või telefoninumber (v.a. kui peate kirjavahetust juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muus osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduse §-s 35.

Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastame dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt kohtueelne menetleja või kohus).

Kaebusi/vaideid ja sellealast kirjavahetust säilitame 5 aastat. Selle tähtaja ületanud dokumendid kuuluvad hävitamisele.

 Eraisikust kaebaja nime, isikukoodi ja aadressi me seal ei avalda. Kaebaja eraelu kaitseks võime jätta avaldamata ka sündmuskoha. Avaldamata jäävad ka muud juurdepääsupiiranguga asjaolud (nt turvameetmete kirjeldused). Vaideotsuse/ettekirjutuse adressaadi andmed reeglina avaldame. Vaideotsuse/ettekirjutuse tekstid ei ole võrgulehe otseselt otsingumootoritele avatud osas, vaid lisatud allalaetava failina veebilehel.

Seadus lubab meil järelevalvemenetlustega seotud asjaolusid avalikustada, kui esineb ilmne avalik huvi (avaliku teabe seaduse § 38 lg 1, § 30 lg 4). Seda õigust kavatseme kasutada üksnes väga erandlikel juhtudel ja hoidudes asjaosaliste eraelu ülemääraselt riivamast. Muuhulgas jätame endale õiguse, kui isik viib ise menetlusalase info avalikkuse ette, anda vajadusel oma tegevuse kohta avalikkusele selgitusi.

Õigus tutvuda enda andmetega

Teil on õigus tutvuda andmetega, mida me Teie kohta oleme kogunud. 

Me keeldume Teie tutvumissoovi täitmast üksnes siis, kui see võib:

a) kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi,

b) takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist,

c) raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses,

d) ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

Teil on õigus nõuda ebaõigete isikuandmete parandamist.

Kui meil ei ole Teie isikuandmete kasutamiseks (enam) seaduslikku alust, võite nõuda nende kasutamise lõpetamist või kustutamist.

Teil on õigus esitada meie otsuste peale vaie või pöörduda halduskohtusse.

Meile tööle kandideerimine

·         lähtume kandidaadi enda avaldatud teabest ning avalikest allikatest;

·         eeldame, et kandidaadi poolt soovitajatena nimetatud isikutega võime suhelda;

·         kandidaadil on õigus teada, milliseid andmeid me tema kohta oleme kogunud;

·         kandidaadil on õigus meie kogutud andmetega tutvuda ja anda selgitusi-vastuväiteid;

·         teiste kandidaatide andmeid ei avaldata;

·         mittevalituks osutunud kandidaatide andmeid säilitame vaidlustamistähtaja jooksul

·         (1 aasta);

·         kandidaatide andmed on juurdepääsupiiranguga info, millele kolmandad isikud

 (sh pädevad asutused) saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.

 

Toimetaja: KATRIN MUST